ЕГАИС 3.0. Помарочный учет алкоголя
Государственная база ЕГАИС начнет следить и вести свою историю помарочных остатков. Т.е. государство будет знать, какие конкретно бутылки на каждом складе в каждом магазине в каком количестве сейчас находятся.
В какой-то момент (не 1 апреля и даже не 1 июля) нельзя будет ничего отгрузить и продать, без того, чтобы конкретная отгружаемая бутылка не стояла на учете именно за нашей организацией в государственной базе ЕГАИС. К примеру, берем бутылку, и если ее нет за нами в ЕГАИСЕ, продать-отгрузить ее не можем.
Главные проблемы, которые возникают в связи со всем этим:
- нужно очень много и очень быстро сканировать бутылки для того, чтобы сверять-проверять, составлять определенные документы.
- очень сложно в текущих существующих учетных системах хранить эти миллионы бутылок – и их текущее наличие, и всю их историю (от кого пришло, куда движется и т.д.)
Чем отличается ЕГАИС 3 от ЕГАИС 2
Во-первых, помарочным учетом всех операций.
Во-вторых, в документах появляются коробки и паллеты.
Про помарочный учет
Два года назад был внедрен ЕГАИС 2 (ранее подобная система существовала только для производителей). Он накрыл оптовиков и розницу, и учет закрыли с другого конца – с магазинов. Помарочный учет стал вестись в момент розничной продажи. Т.е. нельзя было продать бутылку, не отсканировав марку.
В ЕГАИС 3 помарочный учет появляется во всех промежуточных операциях: не только производитель помарочно отгружает, а розница помарочно сканирует, но и все в цепочке должны учитывать помарочно.
Про коробки и паллеты в документах
Средство облегчения следить за вот этими бутылками и коробками.
Если мы знаем, что лежит в коробке, нам необязательно сканировать каждую бутылку – достаточно отсканирвать коробку. Главное, быть уверенным в содержимом.
ФОРМАТ ДОКУМЕНТА ЕГАИС 3
В документе есть:
1. Паллета
1.1. Коробки
1.1.1.Марки
Зачем нужны коробки
Коробки ускоряют приемку и отгрузку.
Если на приемке все проверить и запомнить, какие бутылки лежат в каких коробках, то подбирать и отгружать можно будет целыми коробками (по штрих кодам коробок).
Если при приемке сканировать каждую бутылку, это большой объем операций. Но можно сканировать только штрихкоды с коробок, проверяя их содержимое (бутылки) выборочно.
А можно сканировать все – если нет доверия поставщику, вскрываем коробки и сканируем каждую бутылку.
При отгрузке, по правилам ЕГАИС 3, нам надо будет в документе сказать государству, какие конкретные бутылки мы отгружаем. Каждую сканируем, создаем список, отправляем государству или можно заранее упаковать все в коробки, коробки промаркировать, заполнить у себя в базе соответствие (что лежит в каждой коробке). И когда надо очень быстро собрать для магазинов заказы и отгрузить, будем сканировать не каждую бутылку, а просто коробки. Это в первую очередь касается оптовых складов и распределительных центров магазинов.
Автоматизированные операции ЕГАИС 3
Вот список операций, который нужны для работы в системе егаис 3 и которые реализованы нашим партнером компанией Клеверенс в мобильном приложении «Mobile SMARTS: ЕГАИС 3». Это ПО для мобильных терминалов сбора данных на базе Android, Windows CE или Windows Mobile.
- Приемка алкоголя
- Отгрузка алкоголя
- Постановка на баланс регистра 3 (привязка цифровых идентификаторов к партиям в егаис документе)
- Агрегация алкоголя
- Инвентаризация алкоголя
- Списание алкоголя
- Возврат
ПРЕИМУЩЕСТВА МОБИЛЬНЫХ РЕШЕНИЙ КЛЕВЕРЕНС
Готовые бизнес-процессы – не нужно ничего выдумывать.
Мобильно – не привязаны к wi-fi, компьютеру со сканером. Можно работать в оффлайне.
Поддерживается и андроид (android), и Windows.
Гибко. Есть встроенные средства разработки для исправления логики операций. Решение всегда можно "допилить" под особенности бизнеса заказчика.
Помарочная приемка
Какую задачу надо решить при помароччной приемке? Проверить, что в ТТН поставщика указаны именно те бутылки, которые приехали по факту. Если мы не проверим, просто примем, то в системе егаис за нами закрепятся бутылки из документа, а не те, которые реально приехали. И если вдруг есть расхождения с документами, потом эти реально приехавшие мы не отгрузим.
Решение: автоматизируем процесс с помощью мобильных устройств. Проверяем накладную с помощью мобильного устройства для получения помарочных остатков, чтобы данные в базе Егаис с нашими остатками всегда совпадали.
Основная проблема, которая возникает на приемке: в фуре может приехать минимум 18 тыс. бутылок. А если это чекушки – до 40 тыс. бутылок. Несколько ТТН егаиса в одной фуре от одного поставщика, между ними может быть пересорт (между ттн, между алкомарками) – его надо выявить. Вопрос в том, способен ли мобильный софт сканировать и проверять с в ысокой скоростью?
Что необходимо проверить при поступлении алкогольной продукции помимо марок?
- Верны ли коды транспортной упаковки (приехали паллеты. А они есть в ТТН (товарно-транспортных накладных)? Коробки эти есть?)
- Сканируется ли марка. Ее нужно будет сканировать на кассе, и если это нельзя будет сделать – прям беда, продать не сможем.
- Проверяем содержимое коробок. Смотрим штрих код коробки, какие внутри бутылки и сверяем с ТТН – в этих ли коробках должны эти бутылки лежать.
- Те ли это коды алкогольной продукции, что указаны в ттн егаис. А то может, нам водка другого завода приехала.
- Те ли это PDF417 марки, что указаны в ТТН ЕГАИС?
Типовое решение Клеверенс по приемке для ЕГАИС 3
ТСД + лицензии на ПО + интеграция или АРМ ЕГАИС (система учета от Клеверенс)
ПО – мобильный софт на выбор: ЕГАИС 3, магазин 15 или склад 15
Учетная система должна поддерживать помарочный учет.
В софте Клеверенс есть 4 алгоритма работы (помарочной приемки) на выбор:
- Сканирование и проверка только бутылок (не обращаем внимания на коробки) – самый простой, подходит для магазинов.
- Сканирование и выборочная проверка отдельных коробок (не обращаем внимания на паллеты, коробки проверяем выборочно). Подходит для сетевых магазинов и оптовиков
- Сканирование и выборочная проверка всех коробок (нужно отсканировать минимум Х бутылок из каждой коробки).
- Полная проверка всей иерархии, включая паллеты.
При наличии wi-fi на помарочной приемке одновременно могут работать два человека.
Преимущества решения по приемке
Скорость работы. По сравнению с каким-нибудь удаленным доступом к рабочему столу, ручными сканерами и т.д., работает существенно быстрее. Проверено: «тянет» документы до 20 тыс. строк (на новом железе при наличии свободной памяти).
Мобильно. Работает оффлайн. Можно без Wi-fi.
Полный контроль по приемке. Либо дописанная 1С, либо АРМ ЕГАИС от Клеверенс, где видно, что совпадает, что не совпадает и что с этим дальше делать.
В три раза, по данным клиентов, увеличивается скорость алкогольной приемки по сравнению с ведением приемки на бумаге.
Что делать, если все-таки появилась бутылка, которая не числится по документам?
Есть механизм привязки цифровых идентификаторов. Мы говорим, что есть какая-то бутылка, и мы не знаем, что это за бутылка. ЕГАИС требует, чтобы мы сказали, как она к нам пришла. Это уже проблема, которую почти невозможно решить. Вторая проблема: мы известим государство, и «ошибочная» бутылка встанет в очередь и будет ждать, когда будет заявлена наша бутылка, которая должна быть по нашим документам. Ждать можно очень долго.
Помарочная отгрузка в ЕГАИС 3.0
Задача: подобрать конкретные коробки и бутылки, подходящие под заказ и при этом получить побутылочную информацию для ЕГАИС 3.0.
То есть мы уже рассмотрели, что государству надо отдать список бутылок – это понятно. А заказчику нужен алкоголь – по определенным параметрам. Нам нужно как-то одно с другим подружить. В мобильном решения АРМ ЕГАИС предусмотрен Ордер на отгрузку. Ордер формируется в терминах номенклатуры, алко-наименования и т.п., а не в конкретных коробках или бутылках. Почему в ордере нет конкретных бутылок и коробок? Ну чтобы на складе не ходить и не искать, где конкретная бутылка или коробка – это смысла не имеет: мы должны найти алкоголь.
На мобильное устройство мы можем выгрузить ордер:
| АлкоКод | АлкоНаименование | Код Номенклатуры | Номер Серии | Кол-во |
| - | - | - | - | - |
Его можно формировать по любому сочетанию первых четырех колонок. Ордер считается правильно заполненным, если в каждой строке заполнено количество и хотя бы одна из желтых колонок.
АлкоКод. Это код номенклатуры в базе ЕГАИС. У нас есть свой справочник номенклатуры, а у ЕГАИСа есть свой. В этом справочнике егаис – 108 кодов, все за одной и той же водкой «А». А клиент просто хочет водку «А», и ему плевать, какого она алкокода.
АлкоНаименование. Представим, что мы хотим водку «Б» отгрузить. Неважно, зеленая марка, желтая, синяя или т.д. мы можем вбить наименование, и уже неважно, какой алкокод, сколько это стоит. Кладовщик пойдет и подберет все, что подходит под алконаименование.
Код Номенклатуры. Это просто номенклатура по базе.
Номер серии. Он должен все три предыдущие колонки сразу задать. Серия – это партия плюс какая-то еще информация, важная для отгрузки. Весь второй ЕГАИС построен на учете партий. В партии участвуют первая и вторая форма, то есть розлив, когда бутылка разливалась, и кто нам ее продал. Если мы бутылки, которые пришли в одной поставке в одной партии вдруг разделили (мятые коробки и чистые коробки), у нас образовались две серии – кому-то мы чистые отгружаем, кому-то мятые. И вот колонка «Серия» будет за это отвечать.
Ордер можно по любому сочетания полей задать и пойти подбирать.
Два варианта помарочной отгрузки в ЕГАИС 3.0
- Отгрузка в заранее сформированных коробках (которые либо пришли от поставщика, либо мы их сами)
- Отгрузка с агрегацией и пере-агрегацией (прямо во время подбора, формирования каких-то коробок)
ОТГРУЗКА В ЗАРАНЕЕ СФОРМИРОВАННЫХ КОРОБКАХ
Когда от поставщика алкоголь поступал в каких-то коробках, на этих коробках были наклейки со штрих кодами, мы их сканировали, проверяли и в принципе мы можем доверять сами себе: эта коробка содержит определенный набор бутылок. В этом случае мы отсканируем только штрих код коробки – в ЕГАИС отправим список внутренних бутылок.
Мы могли сами днем когда-нибудь собрать, агрегировать разрозненные бутылки в коробки, оклеить штрихкодами, поставить на полки, чтобы потом отгружать коробками.
При отгрузке мы просто сканируем этикетки с коробки. Алгоритм на мобильном терминале проверяет каждую бутылку в коробке по базе – подходит ли она к ордеру. И говорит: подходит коробка или нет.
Как все это выглядит?
- сканируем штрихкод паллеты или коробки
- ПО проверяет соответствие. Если все ок, то
- Повторяем – берем следующую паллету и коробку
Есть другой вариант:
ОТГРУЗКА С АГРЕГАЦИЕЙ И ПЕРЕАГРЕГАЦИЕЙ ПРЯМО ВО ВРЕМЯ ПОДБОРА
Это когда коробки мы формируем на лету. То есть у нас мелкая розница хочет заказать три бутылочки, пять бутылочек, 11 бутылочек, и мы ходим по складу, достаем эти бутылки и пакуем в новые коробки, чтобы отгрузить магазину. Эти коробки мы можем как заранее оклеить уникальными штихкодами, так и мобильно – прямо во время агрегации, во время отбора – либо на мобильном принтере, либо на стационарном – печатать этикетки и клеить на коробки. Здесь схема выглядит следующим образом:
- Кладовщик получает рулон этикеток, берет новую коробку, клеит на нее этикетку, сканиурет штрихкод этой коробки.
- Сканирует бутылки, которые нужны ему
- Софт проверяет подходит ли бутылка под заказ. Если все ок,
- Берет следующую бутылку из заказа.
- нажать на терминале «Новая коробка». На ТСД генерируется новый серийный номер коробки.
- Взять новую коробку, сканировать и составлять в нее бутылки.
- ПО подтверждает соответствие с ордером
- И когда формирование коробки закончили, печатаем этикетку со штрихкодом и другой информацией (вплоть до того, какие бутылки в коробке находятся), наклеиваем на коробку и переходим к следующей коробке.
ТИПОВОЕ РЕШЕНИЕ ПО ОТГРУЗКЕ
Терминал сбора данных (опционально стационарный или мобильный принтер этикеток) + лицензия (на выбор в зависимости от бизнеса Мобайл Смартс ЕГАИС 3/ Мобайл Смартс склад 15) + интеграция или АРМ ЕГАИС.
(По материалам компании Клеверенс)
Оборудование и ПО для ЕГАИС 3 смотрите здесь.
Нужна консультация, помощь по ЕГАИС 3 - обращайтесь!